Сосредоточиться на одной задаче несложно, держать в голове два проекта — сложнее, а как справиться с тремя и более? На фрилансе такая многозадачность обычное дело, давайте выясним, как правильно организовать свою работу и ни в чем не запутаться.
Составляем список
Чтобы информация о проектах не перепуталась, а важные детали не потерялись, структурируйте задачи, то есть составьте список.
Бумажный вариант
Ваш друг — ежедневник или бумажный планер? Прекрасно! Расчертите таблицу с датами, названиями проектов и именем заказчика. Если нужно, добавьте столбцы для других данных.
Электронный вариант
Та же таблица, только в Google. Творческие натуры могут воспользоваться шаблонами-планерами, где можно разбивать задачи по группам или сортировать по датам.
Наглядно:
Многие фрилансеры настолько мобильны, что открывать ноутбук для просмотра планов просто нереально, всё нужно делать быстрее. Соответственно, на помощь приходят мобильные приложения, такие как Trello или Any.do. Огромное преимущество таких приложений — функции напоминания о дедлайне или промежуточном отчете.
Расставляем приоритеты
У неопытных фрилансеров часто возникает желание сначала взяться за простые задачи, а потом за сложные, тем самым они расходуют силы и время на легкие дела, а масштабные задачи из-за этого переносятся на завтра. И так по кругу. Опытные исполнители знают, что первым делом будут выполняться трудоемкие и времязатратные задания, а уже после — простые, когда время близится к вечеру и силы на исходе.
Важно: Расстановка приоритетов — важный навык на фрилансе, если это умение не отработано, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра.
Следующее по важности умение — грамотное распределение времени. Чтобы успеть выполнить все необходимые задачи, планируйте свой рабочий день с учетом следующих советов:
Учитывайте свой режим
Это про сов и жаворонков. На фрилансе вы не ограничены офисным рабочим временем, поэтому вольный работать тогда, когда вы наиболее продуктивны.
Оценивайте время
Умейте прикинуть время за трату на определённую задачу. Зная это, вы поймете, какие вопросы вы успеваете решить сегодня, а какие нет.
Лайфхак: чтобы понять, сколько времени занимает та или иная задача — включите секундомер. Зная конкретное время, вам будет легче планировать в будущем.
Дробите задачи
Написание объемной статьи — это задача, а поиск информации, фильтрация необходимой информации, составление плана и непосредственное написание текста — подзадачи. Разбивая крупные проекты на несколько маленьких заданий вы яснее оцениваете трудозатраты и точнее просчитывает время исполнения.
Автоматизируйте действия
Вы не поверите, как много времени экономится, когда многие задачи выполняются либо с вашим минимальным участием, либо вообще без него, например:
- Автоматический запуск необходимых компьютерных программ.
- Настройка горячих клавиш и быстрых команд.
- Создание шаблонов для E-mail рассылок.
- Создание брифа для быстрой обработки фриланс заказа.
- Учитываем форс-мажоры
Ошибка многих исполнителей — оглашение срока готовности работы без учета форс-мажоров. Все мы люди, мы болеем, уезжаем, помогаем друзьям и иногда боремся с синдромом “белого листа”, когда работа совсем не идет. А еще наша техника может сломаться, а в доме могут отключить электричество. Не нужно накидывать сверху запасную неделю, нужно просто здраво подойти к расчету сроков.
Обеспечить свое спокойствие, не потерять доверие заказчиков и сохранить репутацию можно, соблюдая несложные правила:
- Предупреждайте покупателя о возможной задержке;
- Предлагайте выход из ситуации, например, гарантию выполнения, увеличение сроков или предложение скидки;
- Сглаживайте углы, общаясь с заказчиком уважительно, вежливо, но уверенно.
Делегируем рутину
Делегирование жизненных задач происходит ежедневно и почти автоматически, например, просьба помыть посуду. В работе всё точно так же, перепоручить рутинную задачу другому фрилансеру для выполнения более стоящего проекта — грамотное и профессиональное решение.
Наглядно:
И не забывайте о том, что время, здоровье, желание и возможность работать —все это ценные, но не вечные ресурсы. Следите за переработками и не позволяйте себе брать на себя лишнее. Такие перегрузки могут привести к снижению качества работы, моральному и физическому истощению и даже профессиональному выгоранию.
Резюмируем
Следить за несколькими проектами одновременно действительно возможно, осталось только структурировать проекты и грамотно организовать свой рабочий день. Для этого у вас есть наша статья и полезные советы в в ней. Пользуйтесь ими и достигайте новых высот!
С пользой для вас, биржа микрозадач iworky.ru.
